Handig afsprakensysteem voor ondernemers: Calendly

Afspraken maken met klanten als ondernemer kan een tijdrovend klusje zijn. Zeker als je veel klanten hebt moet je telkens weer een paar keer heen en weer mailen om een afspraak te maken. Daarnaast is structuur aanbrengen in je dagen ook lastiger als je dat niet vooraf vastgezet hebt. Tenminste, dat vind ik. Mijn agenda paste ik gemakkelijk aan aan de wensen van de klant, waardoor ik het overzicht snel kwijt was en op een gegeven moment geen dag meer zonder afspraak had. En een dag zonder afspraak kan best fijn zijn om productief te werken. Een oplossing is Calendly. Een makkelijke afspraken tool waarmee potentiële klanten automatisch een afspraak met je kunnen maken. In dit artikel lees je hoe je Calendly in kun zetten als handig afsprakensysteem voor klanten.

* Dit is geen betaalde post en er staan geen affiliatelinks in; dit artikel is simpelweg een oprechte aanbeveling voor ondernemers.

In dit artikel:

• Wat is Calendly?
• Hoe werkt Calendly? Een kort stappenplan.
• Als ondernemer afspraken inplannen: meer structuur en rust
• Wat levert het je op?
• Zitten er ook nadelen aan?
• Wat voor meerwaarde hebben de Pro en Premium versie van Calendly?
• De alternatieven.

Wat is Calendly?

Calendly is een online afsprakensysteem waarmee je klanten zelf hun afspraken kunt laten inplannen. Calendly integreert met jouw Google of Office (Outlook) agenda en plaats daarin de afspraken die worden gemaakt. Het enige wat jij hoeft te doen is (eenmalig) afspraken in te plannen en de link te delen met jouw klant. De rest volgt vanzelf.

Er zitten allerlei handige tools op Calendly. Zo kun je een vragenlijst toevoegen, naar een externe url verwijzen, een redirect maken en kun jij of je afspraak makkelijk afspraken verzetten of annuleren. Persoonlijk vind ik Calendly erg gebruiksvriendelijk om mee te werken, maar als je begint is het even uitvinden hoe en wat. Maar volgens mij is dat met alles zo…

Je kunt Calendly voor van alles gebruiken, zoals een intakegesprek, kennismakingsgesprek, een werkafspraak, gratis sessie, follow-up gesprek, etc.

Lees ook | Een online cursus maken | Welke programma’s, plugins en WordPress thema heb je nodig?

Hoe werkt afsprakensysteem Calendly?

Op de website van Calendly vind je heel veel informatie en nuttige stappenplannen. Om het je iets gemakkelijker te maken ook hier een beknopt stappenplan en waar je extra op moet letten.

1. Maak een account aan

Begin met een account aanmaken door op de website je e-mailadres in te vullen. Je komt meteen in de gratis proeftijd van de betaalde versie, die na twee weken vervalt naar de gratis versie. Er zijn dus functies die je mooi kunt uittesten of het wat voor je is.

2. Begin met je account settings

Vul eerst de basis informatie in en denk daar goed over na. Veel van deze informatie is namelijk zichtbaar voor de persoon die jij de link geeft. Zoals je naam, het welkomsttekstje, je foto en de link. Ikzelf heb als link gewoon mijn eigen naam, maar je kunt er ook iets anders van maken. Het beste is om, als je het voor je bedrijf gebruikt, de naam van je bedrijf te geven.

3. Stel je agenda in

Onder Calendar Connections kun je Calendly connecten met de kalender die je gebruik. Als je dit doet worden de afspraken die via Calendly worden gemaakt direct weergegeven in je eigen agenda. Wel zo handig om ook zelf te weten wanneer er afspraken zijn. Bij deze stap is één ding heel belangrijk om te onthouden: Calendly ziet een afspraak in jouw agenda als ‘bezet’ en zal dus ook in de agenda die je in Calendly maakt de afspraak als ‘bezet’ weergeven. Iets wat je misschien wel helemaal niet wilt (als je de afspraak vooraf als ‘nog open’ in je eigen agenda zet bijvoorbeeld). Wil je dus niet dat Calendly jouw agenda checkt op conflicten, dan moet je dit uitzetten.

4. Maak een agenda voor afspraken aan (event type)

Ga vervolgens naar ‘Event Types’. Hier kun je je eerste agenda gaan aanmaken waarin klanten een afspraak kunnen plannen.

1. Geef je agenda een naam. Dit wordt tevens de link die je later gaat sturen naar je klanten.
2. Vul de overige vakjes in onder ‘What event is this?‘.
3. Vul je agenda met data en tijden onder ‘When can people book this event?‘. Hier kun je heel handige extra’s gebruiken om het jezelf zo makkelijk mogelijk te maken. Je kunt bijvoorbeeld alleen afspraken plannen op maandagen en steeds op dezelfde tijd. Dit vul je één keer in en klik je op ‘Apply to all Mondays’. Je kunt ook nog het aantal dagen aangeven tot waar je wilt dat iemand de data ziet. Dit doe je onder ‘Date range’. Dit is enorm handig, want de kans bestaat dat als iemand over 3 maanden een afspraak boekt, dat er dan bij jou iets is tussen gekomen. Als je aangeeft 30 dagen, dan ziet je klant alleen data tot 30 dagen vanaf de datum dat deze persoon kijkt. Op deze manier hoef je niets aan te passen en kun je gemakkelijk een afspraak op 1 dag uit Calendly halen als je al weet dat je over bijvoorbeeld 50 dagen iets anders hebt.
4. Op deze pagina vind je nog een handige tool, namelijk ‘Secret Event‘. Hier kun je aangeven of je deze agenda zichtbaar wilt hebben op je algemene pagina. Dit is uiteraard vooral handig als je meerdere events hebt aangemaakt.
5. Vervolgens kun je, als je dat wilt, ook nog ‘Invitee Questions‘ invullen. Oftewel: vragen voor de persoon die een afspraak bij jou boekt. Handige vragen zijn naam, e-mail en telefoonnummer (als het om een bel-afspraak gaat). Maar je kunt ook aanvullende vragen stellen, bijvoorbeeld ‘wat is je doel met…’.
6. Onder ‘Notifications‘ kun je aangepaste notificaties laten sturen aan de personen die een afspraak boeken. Bijvoorbeeld een bevestigingsmail. Let op: in de gratis versie kun je dit niet aanpassen. Als je dus begint en in de premium versie komt de eerste twee weken, kun je het nog aanpassen, maar die optie vervalt daarna.
7. Bij ‘Confirmation Page‘ kun je bepalen wat de klant ziet nadat hij/zij een afspraak heeft geboekt. Bij de gratis versie is dit de standaard bevestigingstekst van Calendly, in de betaalde versie kun je hier een eigen link plaatsen of zelfs een redirect maken (alleen Pro).

5. Gebruik je link voor afspraken

Nu je alles klaar hebt, kun je gemakkelijk de link kopiëren (event types ⇒ tandwieltjes ⇒ copy link). Deze link kun je:

• per mail/what’s app/messenger/etc. sturen naar iemand, waarna die persoon gemakkelijk een afspraak kan maken;
• op je website als link plaatsen. Bijvoorbeeld in een knop: boek hier een afspraak.

Je kunt je agenda ook embedden op je website, zodat een bezoeker direct vanaf je WordPress website via Calendly een afspraak kan boeken. Hoe doe je dit?

1. Klik onder Event Types op het tandwieltje en dan op Embed.
2. Kopieer de code die je te zien krijgt.
3. Ga op je website naar de plek waar je de agenda wilt tonen.
4. Verwissel het tekstvak van visueel naar tekst (html).
5. Plak daar de code.
6. Check even of het werk.

Video tutorial: Calendly van A tot Z uitgelegd

Wil je samen met mij van A tot Z je Calendly agenda instellen, een kijkje nemen achter de schermen in mijn betaalde versie van Calendly en de verschillen zien met de gratis versie én weten hoe je je agenda koppelt aan je website? En wil je 10 tips om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk potentiële klanten een afspraak plannen? Kijk dan deze video tutorial.

Als ondernemer afspraken inplannen: meer structuur en rust

Als drukke ondernemer is het heel makkelijk overspoeld te raken met afspraken. En dat niet alleen: elke keer weer een vrij momentje zoeken en ook nog proberen om eens een dag geen afspraken te hebben, kan best frustrerend zijn. Daarom heb ik zelf nu een schema voor afspraken, iets dat mij enorm veel rust geeft en ik je van harte kan aanraden. Ik heb zelf 4 agenda’s, maar door het schema verloopt alles helemaal perfect. Hoe doe je dat?

1. Bedenk de dagen van de week waarop je afspraken wilt maken. Bijvoorbeeld dinsdag en donderdag.
2. Ga naar je Google of Outlook agenda en plan daarin de afspraken (ikzelf zet er achter ‘nog open’, zodat ik weet dat er mogelijk een afspraak gepland kan worden). Het makkelijkste is om elke keer dezelfde tijd te nemen. Bijvoorbeeld elke dinsdag om 9AM, 11 AM en 1PM. Dit hoef je dan alleen maar 1 keer in te vullen en aan te geven dat dit elke week moet terugkomen.
3. Ga dan naar Calendly en vul ook daar één keer alle tijden in op de gezette dagen en klik op ‘apply to all…‘.
4. Bedenk nu voor over hoeveel tijd je wilt dat iemand de data ziet staan, bijvoorbeeld 30 dagen.
5. Vul de rest van de gegevens in en sla alles op. Nu hoef je niks meer aan de agenda te doen, immers elke week staan dezelfde tijden open en Calendly zorgt er zelf voor dat de bezoeker van jouw agenda steeds 30 dagen te zien krijgt.

Mij geeft dit enorm veel rust en structuur en scheelt ook veel tijd. Ik hoef niet elke maand opnieuw data te plannen, want dat gaan nu allemaal automatisch. En kun je een keer een dag/tijd niet en deze is nog niet geboekt? Dan verwijder je gewoon alleen die dag/tijd uit de agenda en niemand die daar iets van merkt. Heerlijk!

Lees ook | Krijg meer bezoekers, klanten en inkomsten met bloggen | Zó doe je dat!

Wat levert Calendly op?

Voor mij is Calendly echt een verademing. Ik heb ook niet voor niets de pro-versie aangeschaft. Wat levert het op?

• Veel tijd;
• Minder frustratie;
• Rust;
• Gemak;
• Structuur.

Daarnaast maakt een afsprakensysteem als Calendly het voor de klant veel makkelijker om een afspraak te maken. De drempel is stukken lager en iemand hoeft niet eerst via het afsprakenformulier te mailen.

Zitten er ook nadelen aan?

Nadelen van Calendly zijn:

• Niet met alle agenda’s is er integratie, alleen met Google, Office (Outlook) en iCloud. Ik heb zelf een Google agenda, dus dit is voor mij geen nadeel, maar als je een andere agenda gebruikt dan één van deze drie dan kost het je alsnog heel veel tijd om de afspraken in Calendly in je persoonlijke agenda te zetten. Dan kun je beter een ander afsprakensysteem kiezen.
• Persoonlijk mis ik een overzicht van alle events in Calendly. Ik heb 4 kalenders (events), en voor het overzicht zou het fijn zijn een algehele simpele kalender te hebben om alle (mogelijke) afspraken in één oogopslag te zien.

Wat voor meerwaarde hebben de Pro en Premium versie van Calendly?

Ik begon met de gratis versie van Calendly, stapte al snel over naar Premium (8 dollar per maand) en inmiddels heb ik de Pro versie (12 dollar per maand). Dit betaal ik op jaarbasis en kost ongeveer 124 euro (september 2018). Wat waren voor mij de punten waarom ik koost voor premium en later pro? Via deze link kun je alle features zien per pakket.

Voor mij belangrijk om over te stappen naar Premium was:

• Meerdere agenda’s kunnen aanmaken (bij de gratis versie heb je alleen de mogelijkheid van 1 agenda);
• Het Calendly logo wilde ik weg kunnen halen;
• Ik wilde de tekst van de automatische notificaties en herinneringen kunnen aanpassen.

Er zijn nog veel meer verschillen tussen gratis en Premium, dit was voor mij niet belangrijk, maar misschien voor jou wel.

Voor mij belangrijk om over te stappen naar Pro was:

• De mogelijkheid om een redirect te maken als iemand de afspraak heeft bevestigd.

Ook hier zijn nog veel meer handige tools, zoals betalingen kunnen toevoegen en integratie met Google Analytics (dit ga ik ook zeker nog doen).

Wat zijn alternatieven van Calendly?

Er zijn veel meer mogelijkheden om het plannen van afspraken automatisch te laten verlopen. Welke tool daarvoor het fijnste is is voor iedereen natuurlijk anders. Naast Calendly heb je onder andere ook nog:

• Scheduleonce.com
• Acuityscheduling.com
• Timetrade.com
• etc.

Welke je kiest is aan jou: wat vind je het fijnste werken en waar zitten de functies in die je wilt? Ook kosten spelen mee, zo is Acuity Scheduling behoorlijk duurder dan Calendly. Let in ieder geval op dat je een afsprakensysteem kiest waarbij je een aparte link kunt gebruiken. WordPress plugins zijn daarom vaak minder geschikt, want die kun je niet zo makkelijk in de mail zetten bijvoorbeeld.

Heb jij een afsprakensysteem voor je bedrijf? Welke en hoe bevalt deze?