Je ziet het steeds vaker voorbij komen: WhatsApp contacten waarvan het WhatsApp profiel er anders uitziet dan gewoonlijk. Dat is WhatsApp business. Oftewel: WhatsApp voor je bedrijf. Waarschijnlijk denk je al snel: wauw dat ziet er goed uit, dat wil ik ook! Dus bij deze een handleiding waarmee ook jij snel en gemakkelijk een zakelijk account op WhatsApp aan kunt maken en instellen.
Wat is WhatsApp Business?
WhatsApp Business is een versie van WhatsApp die speciaal is ontworpen voor ondernemers en bedrijven. Ideaal om makkelijk contact te leggen met klanten, je producten en diensten uit te stallen en automatische berichten te sturen. Welke functies je allemaal hebt bij WhatsApp Business lees je verderop.
Een WhatsApp Business account komt professioneel over en maakt je contact nieuwsgierig. Dat merkte ik nadat ik ben overgestapt: ik werd meteen overspoeld met vragen over waar die leuke WhatsApp vandaan kwam. Het is een handige tool voor ondernemers om nog meer op te vallen en professioneel over te komen.
WhatsApp Business is heel gebruiksvriendelijk en makkelijk in te stellen. Daarnaast werkt het net als de gewone WhatsApp en hoef je het niet opnieuw uit te vinden. Je verandert eigenlijk alleen van app.
Naast WhatsApp Business is er ook de WhatsApp Business API, deze is bedoeld voor grotere bedrijven die meerdere gebruikers willen kunnen toevoegen. Deze functie is niet gratis. In dit artikel richt ik mij op WhatsApp Business en niet op de API.
Waarom zou je een zakelijk WhatsApp account gebruiken?
Het is waarschijnlijk dat je via WhatsApp contact hebt met je klanten. Met een zakelijk account op WhatsApp laat je direct een professionele indruk achter. Dat bouwt vertrouwen op.
Daarnaast hebben veel ondernemers hun telefoonnummer op hun website staan en/of een WhatsApp chatfunctie op de website. Zodra iemand daarvan gebruik maakt en jou nog niet goed kent, krijgt deze persoon via jouw business account direct een goed beeld van wie je bent en wat je doet.
En omdat je ook je producten en diensten kunt uitstallen kunnen contacten gemakkelijk een overzicht daarvan zien en zelfs direct kopen.
Het is daarmee direct een middel om zowel jouw website als je producten te promoten.
Door de automatische berichten-functie kun je automatisch antwoorden op bepaalde berichten of bijvoorbeeld buiten openingstijden.
Zelf heb ik veel klantcontact via WhatsApp en vind de professionele uitstraling erg belangrijk. Daarnaast heb ik graag externe tools goed op orde om meer mensen naar mijn website te krijgen. Daarvoor is niet alleen social media belangrijk, maar eigenlijk alles vanaf waar klanten bij jou terechtkomen.
Wat kun je allemaal met WhatsApp Business?
Zet je maar schrap, want dat is een hele lijst:
- Je producten en diensten uitstallen, inclusief prijzen en links naar de betaalpagina op je website, gemaakt met bijvoorbeeld WooCommerce. Contacten kunnen die producten zelfs in het WhatsApp winkelmandje stoppen en een bericht naar jou sturen met wat ze willen.
- Informatie over je bedrijf delen, waaronder een beschrijving.
- Je contacten labelen met labels in verschillende kleuren. Heel handig om te weten wie waaronder valt. BIjvoorbeeld: groen is een nieuwe klant en oranje een potentiële klant.
- Snelle antwoorden sturen op vragen die vaak gesteld worden.
- Je kunt een vast lijnnummer gebruiken apart voor WhastApp business. Of een ander mobiel nummer dan je privé nummer. Zo houd je privé en zakelijk nog beter gescheiden.
- Automatische antwoorden versturen, bijvoorbeeld wanneer (potentiële) klanten je benaderen buiten openingstijden. Je kunt ook een standaard begroeting instellen of een afwezigheidsbericht tijdens het weekend of je vakantie.
- Over openingstijden gesproken: ook die kun je instellen, zodat jouw contacten precies zien wanneer je bereikbaar bent.
- Je kunt veel bedrijfsgegevens delen, denk aan de link van je website en je adres. Of simpelweg de plek vanaf waar je werkt. Ikzelf deel ook niet mijn adres, wel het dorp waar ik woon. Dit wordt getoond op een Google Maps kaartje.
- Wil je met meerdere gebruikers WhastApp gebruiken? Dat kan niet met WhatsApp Business, maar wel met de WhatsApp Business API.
- Beperkt statistieken inzien, namelijk het aantal verzonden berichten, afgeleverde berichten, gelezen berichten en ontvangen berichte.
Hier een voorbeeld van hoe mijn profiel er op de telefoon van mijn vriend eruitziet. Uiteraard in het Spaans en met een zwarte achtergrond, bij jou zal het gewoon in het Nederlands zijn en met een witte achtergrond 🙂
Hoe verkrijg je WhatsApp Business en hoe stel je het in?
Dit is heel simpel en in 15 minuten ben je er klaar mee.
1. Download de WhatsApp Business app
Download de app gratis op Google Play of in de Apple Store.
2. Je telefoonnummer registreren
Voordat je je zakelijke WhatsApp-account gaat instellen, bedenk je eerst op welke telefoonnummer je dit wilt gebruiken. Er zijn 2 mogelijkheden:
- Op je huidige telefoonnummer (dat kan zakelijk of privé zijn)
- Op een ander telefoonnummer (bijvoorbeeld een nieuw zakelijk nummer, dit kan ook een vast nummer zijn)
Het is belangrijk om dit te weten, want als je aan je huidige nummer de gewone WhatsApp hebt verbonden, dan wordt deze overgezet naar WhatsApp Business. Hiermee wordt alles overgezet, dus ook alle chats. Je gebruikt daarmee 1 nummer voor zowel zakelijke als privé doeleinden. Mocht je later denken: ik wil toch weer terug naar de gewone WhatsApp, dan gaan alle nieuwe chats uit je zakelijke account verloren. Je kunt dus niet weer alles mee terugnemen.
Daarnaast is het goed om te weten dat je in het vervolg alléén WhatsApp Business gebruikt en de gewone WhatsApp niet meer.
Wil je dit allemaal niet, dan kun je je zakelijke WhatsApp aan een ander telefoonnummer koppelen als je die hebt.
Bij het registeren van je telefoonnummer ontvang je trouwens een code via SMS die je moet invullen om de registratie af te ronden.
3. Stel je bedrijfsprofiel in
Je wordt nu automatisch doorgeleid naar de bedrijfsinformatie. Daar vul je je bedrijfsnaam in. Nu kun je je bedrijfsprofiel gaan instellen.
Ga daarvoor in WhatsApp rechtsboven naar de drie puntjes en klik op Bedrijfstools. Daar kun je deze gegevens invullen:
- Bedrijfsprofiel
- Je bedrijfsnaam
- Een beschrijving van je bedrijf
- De categorie waaronder je onderneming valt
- Je exacte bedrijfsadres of alleen de plek
- Openingstijden
- Je e-mailadres
- 1 Of 2 websites
- Catalogus (producten en diensten weergeven)
- Een foto
- Titel
- Beschrijving
- Prijs
- Een link naar je product of landingspagina
- Afwezigheidsbericht
- Een standaard begroeting om nieuwe klanten te verwelkomen
- Snelle antwoorden waarmee je populaire berichten snel opnieuw kunt gebruiken
- Labels instellen om je contacten overzichtelijk te organiseren
Daarnaast kun je onder Korte link ook jouw unieke WhatsApp link kopiëren en delen met (potentiële) klanten. Daarmee nodig je een klant uit om te chatten via WhatsApp. Dit maakt het makkelijker voor je klant om een bericht te sturen.
4. Meld je opnieuw aan bij WhatsApp Web
Als je met je huidige nummer WhatsApp Business bent gaan gebruiken word je afgemeld bij WhatsApp Web. Als je dat überhaupt gebruikt natuurlijk. In dat geval dus weer even opnieuw aanmelden.
5. WhatsApp Business koppelen aan je website
Je kunt je WhatsApp nummer ook koppelen aan je website. Dan komt er zo’n groen WhatsApp bolletje onderin je scherm te staan, waarmee potentiële klanten jou direct kunnen contacten. Ik gebruik deze functie zelf niet, maar heb in plaats daarvan een chatfunctie op mijn website. Daarmee krijg ik vragen in mijn mail en dat vind ik persoonlijk fijner.
Wil je wel WhatsApp koppelen? Dan kun je dat doen met een WordPress plugin. Zoals WP Social Chat, Join.chat of Click to Chat.
Of je nu kiest voor WhatsApp of een andere chatfunctie op je website, het is sowieso een goed idee om één van deze in te stellen. Dit maakt het laagdrempelig voor website-bezoekers om contact met je op te nemen en daardoor is de kans groter dat iemand dat ook daadwerkelijk doet.
Veel gestelde vragen
Moet je betalen voor WhatsApp business?
Nee, WhatsApp Business is gratis. Voor WhatsApp Business API betaal je wel. Dit is een extra functie voor grotere bedrijven.
Kun je WhatsApp Business ook via web WhatsApp op de computer gebruiken?
Jazeker, gewoon op dezelfde manier die je gewend bent, namelijk met WhatsApp Web. Klik op deze link en ga op je telefoon naar WhatsApp. Klik rechtsboven op de 3 stippeltjes en dan op WhatsApp Web. Scan dan de code op de computer en klaar.
Kun je WhatsApp Business met een apart nummer gebruiken?
Ja! Zo kun je privé en werk nog beter scheiden. Ikzelf heb overigens maar één nummer, dus gebruik het voor zowel privé als zakelijk.
Is het mogelijk te stoppen met WhatsApp Business en terug te gaan naar de gewone WhatsApp?
Ja dat kan. Daarvoor moet je je Business-account verwijderen en je nummer opnieuw registreren bij de gewone WhatsApp. Let er wel op dat al je chats uit WhatsApp Business hierbij verloren gaan.
