“Je hebt 10.000 e-mails in je inbox….” Glazig kijk ik naar het beeldscherm waar mijn gloednieuwe VA vol verbazing mijn mailbox aan het bekijken is. “Uh… ja, ik weet het. Ik ben niet zo goed in orde houden in mijn e-mail.” En dat is zacht uitgedrukt. Ik ben namelijk een wandelende e-mail-ramp. “Leuke uitdaging, aan de slag!” Gelukkig wordt er nog iemand enthousiast van deze wanorde. Een week later herken ik mijn mailbox niet meer terug. Op een soort Marie Kondo-achtige manier is mijn Gmail, waar al mijn e-mails in binnenkomen, totaal opgeruimd. En ook nog zodat ik het gemakkelijk georganiseerd kan houden. Ik ben waanzinnig blij, zou bijna een taart bestellen om dit te vieren. In plaats daarvan ga ik naar de website van mijn VA. Wat kan zij als virtual assistant nog meer voor mij betekenen?
Wat is een virtual assistant?
Een virtual assistant (VA) is een ondernemer die ondersteunende diensten aanbiedt aan andere ondernemers. Een specialist op afstand die ervoor zorgt dat jij als ondernemer kan doen waar je goed in bent. En zoals de naam al zegt: dat gaat allemaal online. Het is niet meer nodig om iemand op kantoor te hebben die je helpt, en zelfs vaak niet eens mogelijk als je net als ik vanuit huis werkt, en dan is een VA de oplossing. Een virtual assistant is flexibel en jij bepaalt wanneer je ondersteuning nodig hebt en wat je dan uit handen wilt geven. Ideaal.
Wat doet een VA?
Een VA is ideaal om in te zetten voor taken die tijdrovend zijn en je niet zelf hoeft te doen en taken waar je zelf geen energie van krijgt en die ook uitbesteed kunnen worden.
En ja dat kan dus heel veel zijn. Denk aan:
- Social media uitbesteden
- Structureren van werkzaamheden
- Organiseren van bepaalde dingen, zoals de e-mail, inkomsten en klanten
- Facturen schrijven
- Administratie doen
- Creëren van content
- Nieuwsbrieven opzetten
- Voorbereidingen van een event
En nog veel meer.
Waarom zou je met een virtual assistant samenwerken?
Een VA neemt je allerlei zaken uit handen waardoor jij meer tijd hebt voor klanten en om nieuwe producten, diensten of content te creëren. Het geeft je meer tijd om te focussen op wat je eigenlijk wilt. En dat vind ik best heel waardevol.
Doordat taken worden uitbesteed waar je geen energie uithaalt of die tijden blijven liggen, krijg je meer plezier in je werk. De werkzaamheden waarvoor je ondernemer bent geworden blijven over.
Daarnaast zorgt de flexibiliteit van een VA ervoor dat je nergens aan vastzit en je een beroep op je virtual assistant kan doen wanneer jij dat wilt. Bijvoorbeeld precies in een periode waarin je extra druk bent en je wel wat extra handen kunt gebruiken. Ideaal toch?
Een virtual assistant is heel goed in organisatie en het overzicht bewaren. En dat is eigenlijk een voordeel bij bijna alles. Of je nu je e-mail georganiseerd wilt hebben of zelf het overzicht van een event dat je organiseert volledig kwijt bent. Een VA is dan de oplossing. Scheelt een hoop stress en wanorde in je hoofd.
Mijn ervaring met een virtual assistant
Ik vind het moeilijk om taken uit te besteden, ik doe het graag allemaal zelf. Voor velen waarschijnlijk heel herkenbaar. Het duurde dus ook een tijdje voordat ik de stap naar een VA durfde te zetten. Tot begin 2021 om precies te zijn.
Een virtual assistant vinden was nog een hele uitdaging. Ook omdat ik zelf veel waarde hecht aan hoe de website eruit ziet (hoe kan het ook anders als webdesigner) en voor veel ondernemers is de website niet eerste prioriteit. Terwijl dat voor mij de indruk is die ik van iemand krijg.
In ieder geval, na wat Googelen, Instagrammen en telefonische afspraken vond ik Dewi van Eyk. We hadden niet alleen een klik, maar Dewi is ook gewoon een super enthousiaste professional die van aanpakken weet. En die gelukkig goed kan omgaan met mijn perfectionisme…
Als ondernemer in het buitenland zit er letterlijk 11000 kilometer in afstand tussen ons, en dat is meteen het grote voordeel van een VA: dat maakt geen klap uit.
Dewi neemt van alles voor mij uit handen, waaronder:
- Portfolio items (nieuwe websites) op mijn website zetten
- Social media posts (zowel tekst als foto). En no worries: persoonlijke posts, boekentips, mijn nieuwste blogs en nieuwste websites schrijf ik zelf
- Canva templates maken (bijvoorbeeld voor mijn online videocursussen en dus voor social media)
- Mijn e-mailbox organiseren
- Facturen schrijven
- Uitzoekwerk
En regelmatig bedenk ik iets anders wat aan dit lijstje toegevoegd kan worden.
Het zijn kleine taken, maar alles bij elkaar kost het uren tijd. Ik bedoel: ‘even’ voor 60 video’s een Canva template maken én in YouTube zetten. Daarnaast geeft het me meer inspiratie. Zo heb ik vaak geen idee wat ik nu weer op social media moet posten en met een VA is dat probleem opgelost. Ook al doe ik nog steeds minstens 1 post per week zelf, er wordt toch ruimte gemaakt in mijn hoofd voor inspiratie, omdat ik me niet meer zorgen hoef te maken over die andere posts.
Daarnaast is mijn klantenservice via e-mail extreem veel verbeterd door de goede organisatie van Dewi. Dat geeft zoveel rust en ik wil ook gewoon tevreden klanten.
Werken met een virtual assistant vind ik echt een uitkomst. Ik had er eigenlijk al jaren eerder mee moeten beginnen.
Wat een virtual assistant niet doet
Ook handig om te weten: wat doet een VA niet? Nou, dat is eigenlijk heel simpel. Al het specialistische werk wat jij doet doet een VA niet. Bijvoorbeeld: de e-mails die ik binnenkrijg bevatten 9 van de 10 keer heel specifieke vragen. Daar is geen standaard antwoord op te geven en ik ben echt de enige die die mails kan beantwoorden.
Ook het bouwen van een website natuurlijk doe ik gewoon helemaal zelf. Net als bloggen. Bloggen kan overigens ook een taak zijn die je kunt uitbesteden aan een virtual assistant, maar in mijn geval ben ik dol op bloggen en wil ik dat gewoon zelf doen.
Kortom: alles wat specialistisch werk is doe je zelf, de rest kan uitbesteed worden.
Is een VA de investering waard?
Ja! Zonder twijfel. Vooral de flexibiliteit spreekt mij aan: ze is er voor me wanneer ik haar nodig heb. En het scheelt gewoon heel veel tijd. Daarnaast worden nu dingen veel sneller gedaan die ik anders maar aan het uitstellen was. Het is ook helemaal niet nodig dat een VA alles weet, je kunt het gewoon uitleggen. Ik bedoel: mijn factuursysteem is volledig in het Spaans. Gewoon even een filmpje maken van hoe het werkt en daarna pakt Dewi het zonder probleem op.
Ik denk dat een VA goed kan helpen om zelf als ondernemer te groeien. Het levert tijd en energie op om meer in mijn bedrijf te werken. Nieuwe dingen te creëren. In mijn geval heb ik er ook minder stress door, wetende dat bepaalde taken door iemand anders worden gedaan.
Daarnaast is het ook gewoon ontzettend tof om met iemand samen te werken. Het geeft energie en een gevoel van groei. Dat je nog meer geeft om er nog meer uit te halen.
Heb je weinig tijd in je onderneming of vind je bepaalde dingen gewoon niet leuk om te doen? Dan is een VA echt een aanrader!
Maarre… ben jij zelf niet ook VA?
Goede vraag 🙂 Een deel van mijn werkzaamheden zijn inderdaad onder het kopje ‘virtual assistant’ te plakken. Denk aan het maken van e-mailfunnels, e-mailprogramma’s inrichten, social media ondersteuning, website onderhoud en kleine website werkzaamheden.
Echter, meestal doe ik deze taken voor ondernemers die al klant zijn. Ik bied het zelfs aan in mijn website pakketten. Behalve alles dat met de website te maken heeft word ik eigenlijk nooit ‘los’ gevraagd voor de andere werkzaamheden. Ik zie dat als onderdeel van een goed functionerende website om er zoveel mogelijk klanten uit te halen en doe het er daarom bij.
Geen VA dus in mijn geval, maar complete benadering van wat een succesvolle website inhoudt.
Werk jij met een VA of denk je erover een virtual assistant in te schakelen?
Wil je meer inspiratie en praktische tips ontvangen over ondernemen, succesvol bloggen of het maken van een winstgevende website? Meld je dan hier aan!
Dit artikel is niet geschreven in samenwerking met een bedrijf, mocht je je dat afvragen.
