Google Keep tool voor ondernemers organisatie

Handige tool voor ondernemers | Organiseer je werk met Google Keep

Sinds ik 1,5 jaar geleden begon met ondernemen ben ik op zoek naar dé tool om mijn werk mee te organiseren. Een tool waarin ik makkelijk kan zien wat ik nog moet doen en wat ik al heb gedaan. Waar ik mij doelen kan opschrijven en waar ik notities in kwijt kan. Alle bekende tools, zoals Trello, Asana, Evernote en any.do, heb ik uitgeprobeerd en ze allemaal na een paar weken weer gedag gezegd. Eigenlijk was ik vooral op zoek naar iets simpels. Gewoon een simpele tool die makkelijk is om mee te werken. Inmiddels gebruik ik zo’n twee maanden Google Keep en het lijkt erop dat deze tool een blijvertje is. Dat terwijl ik eigenlijk nooit iets lees over Google Keep; ik kwam het toevallig tegen. Daarom geef ik je deze deze tool graag als tip mee, mij bevalt het namelijk heel goed. Wat is het, waarom gebruik ik het en waarom werkt deze tool voor ondernemers voor mij beter dan de anderen?


Wat is Google Keep en hoe werkt het?


Google Keep is eigenlijk een tool om makkelijk notities mee te maken en deze met anderen te delen. Handig voor bijvoorbeeld boodschappenlijstjes en om ideeën die onderweg in je opkomen te bewaren. Maar Google Keep is veel meer dan dat en daarom ook ideaal voor ondernemers.

De functies van Google Keep

Ondanks dat Google Keep een mega simpele tool is heeft het toch best veel handige functies:

  • Je kunt gemakkelijk lijsten en borden maken
  • Deze kun je een bepaalde kleur geven voor het overzicht
  • Ook kun je labels toevoegen
  • Als je een taak hebt afgerond kun je het bord archiveren of verwijderen
  • De borden en lijsten plaats je gemakkelijk in de volgorde die jij wilt, om bijvoorbeeld het meest urgente bovenaan te zetten
  • Ook kun je borden vastzetten (pinnen), zodat bijvoorbeeld de taken van de dag bovenaan staan
  • Borden en lijsten kun je delen met anderen. Hierdoor kun je er ook mee samenwerken
  • Op de telefoon kun je spraaknotities maken die direct worden uitgeschreven. Ideaal als je snel ideeën kwijt wilt
  • Foto’s toevoegen is ook heel gemakkelijk. Je kunt zelfs notities maken óp de foto
  • Reminders instellen behoort ook tot de opties. Niet alleen een reminder voor een bepaalde tijd, maar ook voor een locatie. Als je bijvoorbeeld iets in winkel A wilt kopen kun je dit op je lijstje zetten en een locatie-reminder instellen om een seintje te krijgen als je in de buurt bent van die winkel
  • Met de Chrome extensie van Google Keep kun je websites, foto’s of wat dan ook gemakkelijk bewaren in Keep
  • Alles wordt trouwens direct gesynchroniseerd tussen al je apparaten
  • Google Keep kun je ook prima offline gebruiken

Tevens is deze tool net als bijvoorbeeld Trello visueel ingesteld en dat werkt erg prettig.

Hoe werkt Google Keep?

Daar bijvoorbeeld Trello een tijdje kost om onder de knie te krijgen is Google Keep heel simpel. Gewoon beginnen en uitvinden hoe het werkt. Dat kostte mij zo’n 15 minuten. Wil je graag een beetje hulp? Dan kan ik je deze video-handleiding van harte aanbevelen:

 

Gebruik je al Google Keep en wil je er nóg meer uithalen? Dan kan ik je deze video aanraden:

 


Waarom verkies ik Google Keep boven de andere organisatie-tools voor ondernemers?


Het enige dat ik wil is een tool waarmee ik op een snelle en makkelijke manier mijn gedachten, mijn werk, mijn doelen en mijn to do’s kan organiseren. Geen lastige functies waarmee ik alleen maar meer tijd kwijt ben. Maar ook geen tool die bijna géén functies heeft waardoor het weer niet goed bruikbaar is. Ook wil ik een tool die zowel op de laptop als op mijn mobiel goed te gebruiken is. Ben ik een beetje kieskeurig? Misschien… Maar het gebruik van de juiste tool scheelt gewoon heel veel tijd en irritatie. Daarnaast geeft een duidelijk en makkelijk overzicht rust in mijn hoofd.

En die rust en dat overzicht vond ik simpelweg nooit bij al die andere tools. Die gaven alleen maar meer stress omdat er te veel functies waren die ik niet gebruikte of omdat de mobiele versie totaal niet overzichtelijk was (dat vond ik bijvoorbeeld bij Trello). Any.do daarentegen was weer té simpel: ik kon er niks mee.

Google Keep heeft letterlijk alles waar ik nu behoefte aan heb. Ik kan me voorstellen dat bijvoorbeeld Trello voor teams heel fijn werkt en als ik daar ooit behoefte aan heb kan ik altijd nog overstappen. Voor nu ben ik heel gelukkig met Google Keep!

 


Hoe gebruik ik Google Keep als ondernemer?


Ik gebruik Google Keep hoofdzakelijk voor mijn bedrijf; voor bijvoorbeeld mijn boodschappenlijstjes heb ik een andere app. In Keep heb ik diverse borden en labels gemaakt. De labels zijn om aan te duiden waar het bord over gaat en hoe ver ik ben met de taak. Een greep uit mijn labels is ‘eerste opzet = klaar’, ‘wacht op klant’, ‘doelen’ en ‘klaar!’. Op deze manier weet ik waar ik sta per klant.

De kleuren gebruik ik om aan te duiden wat voor taak het is. Bijvoorbeeld alle klanten voor een volledige website zijn roze en alle borden voor website-onderhoud zijn groen. Cursussen die ik doe staan er ook in, deze zijn rood. Op deze manier zie ik in één opslag van wat voor taak ik wat en hoeveel te doen heb.

Daarnaast heb ik een algemene to-do lijst. Hierop staan alleen werk-gerelateerde to do’s en alleen de grotere belangrijke taken. Bijvoorbeeld ‘website klant A’, ‘website klant B’, ‘webinar’, etc.

Dan heb ik ook een apart bord ingericht voor mijn doelen. Hierin schrijf ik alles wat ik binnen een bepaalde tijd bereikt wil hebben of meer algemene doelen die ik dit jaar wil afronden. Ook investeringen staan hierin en vink ik af zodra ik deze gedaan heb. Dit bord is geel, zodat het goed opvalt en ik er bij voorbaat al vrolijk van word.

Zodra een klant klaar is archiveer ik het betreffende bord met één druk op de knop. Heerlijk simpel en overzichtelijk.

De functie voor herinneringen gebruik ik eigenlijk nooit. Ook foto’s plaats ik er niet in. Google Keep is voor mij echt puur voor het overzicht, reminders, notities en om rust te creëren.

 


Wat heb je nodig om Google Keep te kunnen gebruiken?


Google Keep is een functie van Google, maar je kunt het gebruiken op zowel Android als iOS. Ook werkt het perfect en makkelijk op de telefoon, tablet en de computer. Het enige dat je extra nodig hebt is een Google Account. Als je deze niet hebt kun je een Gmail aanmaken en via daar Google Keep gebruiken. Een Google account heb je sowieso ook nodig voor Google Analytics.

Hier vind je Google Keep:

 


Welke tool voor ondernemers gebruik jij om je werk, ideeën en doelen mee te organiseren? Meer tips voor handige tools voor ondernemers vind je hier.


Wil je meer inspiratie en praktische tips ontvangen over ondernemen, bloggen of het maken van een winstgevende website? Meld je dan hier aan!

 

Vorig bericht
Zo maak je je blogs goed vindbaar in Google | Alleen SEO is niet genoeg
Volgend bericht
Mijn investeringen, resultaten en doelen | Zelfstandig ondernemen februari 2019

Lees meer!

1 reactie. Reactie plaatsen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Fill out this field
Fill out this field
Geef een geldig e-mailadres op.

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Menu